Protection des données à caractère personnel

Le Service de Santé au Travail Multisectoriel (ci-après dénommé « STM »), gestionnaire de Prévendos, garantit la protection de vos données à caractère personnel.

L’objectif de cette notice est de vous informer comment STM/Prévendos, en sa qualité de responsable de traitement, utilise et gère vos données à caractère personnel que vous lui communiquez.

Le STM s’engage à mettre tout en œuvre pour respecter les principes de la protection des données à caractère personnel et ceux de la vie privée des salariés des entreprises affiliées au STM conformément au Règlement Européen 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données du 27 avril 2016 (ci-après dénommé « RGPD ») et aux législations européennes et luxembourgeoises en vigueur.

1. Dispositions communes à tous les traitements

a) Le responsable de traitement

Le STM est le responsable de traitement.
Il est situé au 32, rue Glesener, L-1630 Luxembourg.
Téléphone : +352 40 09 42 1103
Courriel : dpo@stm.lu (uniquement pour les questions en relation avec la protection des données)

b) Le délégué à la protection des données

Pour toutes questions en relation avec la protection des données, le Délégué à la Protection des Données (DPO:  Mme Martine GEORGES)  est joignable par courriel  dpo@stm.lu.

c) Les sources de vos données à caractère personnel traitées

Le STM collecte vos données à caractère personnel directement auprès de vous.
Dans le cadre des demandes de rendez-vous, vos données à caractère personnel sont transmises par l’employeur.

d) Qui peut avoir accès à vos données à caractère personnel ?

Le STM prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel qu’il traite.

Le service informatique du STM peut avoir un accès contrôlé à vos données à caractère personnel afin de traiter les bugs informatiques survenus ou pour l’encodage erroné suite à une demande écrite.

Dans le cadre strict de ses missions d’archivage électronique, notre sous-traitant, la société luxembourgeoise LAB Luxembourg S.A., peut être amenée à accéder à vos données.

e) La durée de conservation de vos données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel sont conservées pour la durée nécessaire à l’accomplissement des obligations légales et réglementaires du STM.

f) Où sont transférées vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel sont conservées au sein de l’Union européenne.

g) Vos droits

Conformément aux dispositions légales et règlementaires en matière de protection des données à caractère personnel et de la vie privée, notamment au RGPD (RGPD Art. 12 et Art. 23), vous disposez des droits suivants :

Droit d’accès (Art. 15)
Vous avez le droit d’obtenir la confirmation du STM qu’il traite vos données à caractère personnel et d’obtenir une copie de ces données.

Droit de rectification (Art. 16)
Vous pouvez demander la rectification de vos données erronées ou incomplètes.

Droit à l’effacement (Art. 17)
Vous pouvez demander l’effacement de vos données à caractère personnel dans les limites et les conditions législatives et réglementaires en vigueur.

Droit à la limitation du traitement (Art. 18)

Vous pouvez demander au STM de limiter certains traitements effectués sur vos données à caractère personnel. Ce droit existe uniquement dans les cas suivants :

• lorsque vous contestez l’exactitude de vos données, pendant la durée nécessaire permettant au STM de vérifier l’exactitude des données ;
• lorsque le STM n’a plus besoin de vos données à caractère personnel mais que celles-ci vous sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice

Droit d’introduire une réclamation (Art. 77)
Vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle en matière de protection des données. Au Luxembourg, l’autorité de contrôle est la Commission Nationale sur la Protection des Données (CNPD).

h) Modification de la notice d’information

La présente notice est susceptible d’être mise à jour régulièrement en fonction des modifications législatives et règlementaires en matière de protection des données à caractère personnel.

Les principes énoncés dans cette notice d’information sont fondés sur la réglementation et les lois européennes et luxembourgeoises en vigueur à la date de sa publication. Ils pourront faire l’objet d’adaptations ultérieures, afin de suivre les modifications réglementaires et légales.

i) Contact

Si vous avez des questions relatives à la présente notice d’information ou concernant vos données à caractère personnel ou si vous voulez exercer vos droits, vous pouvez contacter le STM :

Par courriel : dpo@stm.lu
Par courrier à l’adresse suivante :
Service de Santé au Travail Multisectoriel
à l’attention du DPO
32, rue Glesener, L-1630 Luxembourg.

2. Les formulaires de STM

a) Les finalités du traitement de vos données à caractère personnel et la base juridique du traitement

Les données collectées par le biais des formulaires de STM (remplis et envoyés par mail, fax ou par courrier) lui permettent de vérifier si l’entreprise qui a demandé un rendez-vous pour un salarié est affiliée au STM et d’organiser le rendez-vous et les examens médicaux nécessaires.

STM, en tant que service public, assure des missions relatives à la santé au travail.

Les traitements de vos données à caractère personnel se basent sur une obligation légale, notamment sur les dispositions du Code du travail.

b) Les catégories des données à caractère personnel traitées

Les catégories de données à caractère personnel concernées sont notamment :

• les données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, etc.) ;
• les détails personnels (âge, sexe, date de naissance, lieu de naissance, état civil, nationalité, etc.) ;
• les données professionnelles (poste de travail, type de contrat, date d’engagement, etc.) ;
• le numéro de matricule national ;
• les données de santé (un certificat de grossesse établi par le gynécologue pour les femmes enceintes et allaitantes).

c) La durée de conservation de vos données à caractère personnel

Les données collectées par le biais de ces formulaires sont conservées dans le dossier médical pendant 40 ans.

3. Les dossiers médicaux

a) Les finalités du traitement de vos données à caractère personnel et la base juridique du traitement

Le STM traite vos données à caractère personnel dans le cadre de ses missions de surveillance de la santé des travailleurs, des avis pour femmes enceintes et allaitantes et du reclassement professionnel.

Les traitements de vos données à caractère personnel se basent sur une obligation légale, notamment sur les dispositions du Code du travail.

b) Les catégories des données à caractère personnel traitées

Les catégories de données à caractère personnel concernées sont notamment :

• Les données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, etc.) ;
• les détails personnels (âge, sexe, date de naissance, lieu de naissance, état civil, etc.) ;
• les données professionnelles (poste de travail, type de contrat, date d’engagement, etc.) ;
• le numéro de matricule national ;
• les données de santé (données médicales, paramédicales, résultats d’analyses, analyses biologiques et toxicologiques, des examens radiologiques, etc.).

c) Les destinataires de vos données à caractère personnel

Le STM prend toutes les mesures nécessaires pour garantir le secret médical.

Les accès aux dossiers médicaux sont strictement limités aux personnes habilitées et aux services compétents du STM en fonction de leurs besoins et pour l’exercice de leurs missions.

d) La durée de conservation de vos données à caractère personnel

Le STM conserve votre dossier médical pendant 40 ans.

e) Particularités relatives à l’accès et à l’effacement de vos données dans votre dossier médical

Droit d’accès
Conformément à l’article 17 de la loi du 24 juillet 2014 relative aux droits et obligations du patient et à l’article 60 du Code de déontologie médicale au Luxembourg, les annotations personnelles du professionnel de santé sont des annotations à usage personnel. Elles reflètent ses points de réflexions, ses impressions ou ses propres considérations.
Les annotations personnelles et les données fournies par des tiers peuvent ne pas être divulguées au patient, pour autant qu’elles n’intéressent ni les soins, ni la continuité des soins. Les données à caractère personnel concernant des tiers ne sont jamais révélées.
Ainsi, le STM peut refuser l’accès à un salarié aux notes personnelles d’un médecin.

Droit de rectification
Conformément à l’article 15 de la loi du 24 juillet 2014 relative aux droits et obligations du patient, ni STM, ni le patient, ne peuvent avant l’expiration du délai de garde du dossier patient effectuer le retrait d’éléments pertinents pour la tenue du dossier patient.
La rectification d’une inscription inexacte ou incomplète peut être opérée sous la responsabilité du professionnel de santé qui est à l’origine de la prestation. Elle doit être réversible et documentée.

Droit d’effacement
Conformément à l’article 15 de la loi du 24 juillet 2014 relative aux droits et obligations du patient et à l’article 17 du RGPD, le STM peut refuser la suppression des données pertinentes d’un dossier médical suite à une demande d’effacement faite par un salarié.

4. Les différents avis

Le STM transmet vos données à caractère personnel, à l’exception de vos données médicales couvertes par le secret médical :

• à votre employeur ( fiche d’examen médical ou avis médical) ;
• à la Caisse Nationale de Santé (dans le cadre de l’avis de femme enceinte) ;
• à la Commission Mixte (dans le cadre de l’avis de reclassement professionnel).

Vous recevez à chaque fois une copie des documents transmis aux destinataires précités, vous permettant ainsi de vérifier les informations transmises, et ce en toute transparence.

5. Les formations

a) Les finalités du traitement de vos données à caractère personnel et la base juridique du traitement

Le STM utilise vos données afin de gérer les demandes d’inscription aux formations et le déroulé desdites formations.

Ainsi, le STM est le gestionnaire du centre de formation Prévendos.

Le STM offre aussi dans le cadre de la santé psychosociale des formations pour prévenir les risques psychosociaux dans les entreprises.

Comme les employeurs ont pour obligation légale de disposer d’un certain nombre de secouristes dans leurs entreprises et afin d’aider les employeurs dans cette démarche obligatoire, le STM dispense, dans le cadre de la sécurité et de la santé au travail, des cours d’initiation aux gestes de premiers secours.

En effet, le STM propose des formations afin de permettre aux entreprises de se conformer aux exigences légales.

Ce traitement est inclus dans la mission générale préventive du STM dans le domaine de la santé au travail, de donner à l’employeur et au salarié des conseils dans les domaines de l’hygiène, de l’ergonomie, de l’éducation à la santé et de la réadaptation professionnelle et d’organiser les premiers secours, conformément notamment aux dispositions au Code de travail et la Convention conclue entre l’Etat du Grand-Duché de Luxembourg et la Caisse Nationale de Santé portant création d’un centre de prévention pour le dos.

b) Les catégories des données à caractère personnel traitées

Les catégories de données à caractère personnel concernées sont notamment :

• les données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse postale, profession numéro de téléphone, etc.) ;
• les détails personnels (âge, sexe, date de naissance, lieu de naissance, état civil, etc.) ;
• les données professionnelles (poste de travail, type de contrat, date d’engagement, etc.) ;
• le numéro de matricule national ;
• les données de santé (données médicales, contre-indications médicales, poids, tests …).

c) Les destinataires de vos données à caractère personnel

Pour la facturation, le STM transmet vos données à caractère personnel à l’Association d’Assurance Accident (AAA).

Dans le cadre du programme de prévention, le STM envoie à la CNS vos données personnelles afin que votre l’employeur soit remboursé des frais de salaires des participants.

d) La durée de conservation de vos données à caractère personnel

Le STM conserve les données relatives à votre formation pendant 10 ans à compter de l’exécution de la formation.

b) Les cookies

L’internaute est informé que, lors de ses visites sur le site, des cookies peuvent s’installer automatiquement sur son navigateur (les « cookies » sont des fichiers de format texte stockés par les navigateurs internet).

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